Disse It systemer kan du drage fordel af i din virksomhed
Info om it systemer og fordelene
Virksomhedens it-infrastruktur er alt det, som man ikke fysisk kan se i virksomheden, men på trods af dette er det it-infrastrukturen, som holder sammen på de fleste af virksomhedens aktiviteter. Virksomheder kan godt fungere uden en konkret it-infrastruktur, men de fleste virksomheder har en form for it, som de bruger i hverdagen.
It-infrastruktur dækker over mange ting, de systemer som virksomheder ofte bruger, er ERP, CMS og CRM systemer. Disse systemer styrer aktiviteterne internt og eksternt i virksomheden både på de online platforme og i de programmer, som virksomheden bruger.
It-infrastrukturen er noget, som virksomhedens ansatte og ejere ikke ser direkte, da det ikke er en fysisk genstand. På trods af dette kan de systemer og software, som virksomheden bruger, være hjertet i virksomheden på lige fod med det produkt eller den serviceydelse, som virksomheden sælger.
ERP systemer
ERP står for Enterprise Resource Planning og er et system, som bruger alle de data, der er omkring virksomhedens ressourcer til at planlægge og udarbejde diagrammer og overskuelig data, som beskriver virksomhedens interne aktiviteter.
Et ERP system henvender sig ikke kun til store virksomheder, men også små og mellemstore virksomheder. Helt præcist kan et ERP system styre og kontrollere data omkring marketing, salg og service, logistik og distribution, produktion, medarbejdere og økonomi. Enterprise Resource Planning er dermed et multifunktionelt system, hvilket kan være værdifuldt for de virksomheder, der ønsker at optimere og effektivisere.
Hele ideen bag et ERP system er at effektivisere og spare penge på optimering af processer. ERP systemet kan derfor arbejde sammen med andre softwaresystemer, som sender data til systemet. Lagerstyring og bogføring er de to ting, som ofte snakker sammen med ERP systemet, men mange andre programmer, som indsamler data omkring virksomhedens aktiviteter, kan arbejde sammen med systemet.
Det er dog muligt at få et system, som har integreret lagerstyring, bogføring, salg mm., hvilket de fleste virksomheder, der ikke har etableret et system vælger. Hvis man allerede har et lagerstyringsprogram, vælger man ofte at tilknytte ERP systemet og lagerstyringen med hinanden. Systemet kan implementeres på tværs af afdelinger og geografiske placeringer, men denne funktion kan hurtigt blive omkostningsfuld.
Lagerstyring
Lagerstyring er en funktion, som virksomheden kan have separat, tilsluttet eller integreret med et ERP system. Lagerstyring er noget, som de fleste virksomheder ikke kan undvære, da dette er med til at sikre, at lagerbeholdningen aldrig er for stor eller for lille. Det at have en lagerbeholdning, som er i balance med udbud og efterspørgsel betyder, at virksomheden ikke har et spild af varer, eller omvendt mangler varer.
Mange virksomheder har et problem med ukurante varer på deres lagre, hvilket er med til at give et direkte underskud på bundlinjen. Derudover er der mange virksomheder, som bruger meget tid på at bestille og optælle varer, hvilket er noget som lagerstyring kan klare automatisk. Med et lagerstyringssystem har man altså det fulde overblik over sin lagerbeholdning og lageropfyldning.
Du kan læse meget mere omkring ERP systemer på vores side omkring disse, her kan du også udfylde formularen og modtage op til fire tilbud på et ERP system til din virksomhed.
Bogføring
Bogføring er ligeledes noget, som man kan have som et eksternt program eller integreret helt eller delvist til et ERP system. Bogføring er en stor del af alle virksomheders dagligdag, hvilket betyder, at man afsætter bogføring meget tid. Mange virksomheder har et separat bogføringssystem, som enten automatisk eller manuelt holder styr på virksomhedens transaktioner.
Bogføring er et vigtigt element for alle virksomheder og kan nemt blive en uoverskuelig opgave for mange virksomhedsejere. Et effektivt og nemt bogføringssystem er derfor vigtigt også i forhold til rapportering og årsrapporter. Et effektivt bogføringssystem er nemlig med til at gøre årsregnskaber og lignende mere overskueligt. Der findes mange forskellige bogføringssystemer på markedet, som kan tilknyttes til et ERP system, men systemet kan også selv håndtere dette.
CMS
CMS står for Content Management System og er det system, som man bruger i forbindelse med virksomhedens hjemmesider og andre online aktiviteter. Helt præcist håndterer systemet alt det content, som virksomheden producerer til både internt eller eksternt brug.
Der findes mange forskellige CMS’er, som virksomheder bruger til at håndtere deres hjemmesider. De fleste systemer henvender sig både til store komplekse sider og små personlige sider. De fleste som arbejder med CMS bruger WordPress, da dette er en simpel løsning, som mange private også bruger. Programmet er nemt at bruge og er derudover helt gratis. Hvis man skal have en mere kompleks og unik side, vælger mange at bruge et andet CMS end WordPress.
Du kan læse meget mere, om det at oprette en hjemmeside, og hvilke strategier man kan bruge i forbindelse med markedsføring af hjemmesiden på siden: Hjemmeside og online strategi
CRM
CRM står for Customer Relationship Management og er et system, som håndterer aktiviteter mellem kunderne og virksomheden. CRM systemet håndterer de data og relationer man har til forskellige kunder. Et CRM system er dermed et værdifuldt system, hvis man er en stor virksomhed med mange kunder, som virksomheden skal holde styr på.
Et CRM system kan dog også bruges til små og mellemstore virksomheder, eftersom et CRM system kan optimere og effektivisere kunderelationer. Et komplekst CRM system kan også selv indsamle data omkring de kunder, som man allerede har, samt potentielle kunder. Systemet omdanner så denne data til noget, som virksomheden kan bruge i forhold til markedsføring, salg og meget mere.
Et CRM system kan arbejde sammen med virksomhedens ERP system og kan være med til at gøre mange andre processer bedre. Et eksempel kan være, at man har en kæde af butikker, hvor man bruger kundenumre og har information omkring kunderne. Med et CRM system kan man nemt få adgang til kundeoplysninger og målrette e-mails osv. til kunderne.
Telefonsystem
Telefonsystemet i virksomheden er også yderst vigtigt, det kan være at nogle telefoner skal omstille til specifikke personer, alt efter hvad kunden søger eller at telefonsystemet skal være udstyret med et køsystem. Derudover kan det være at flere numre skal køre på den samme telefon, hvis man har en reception eller specifik person som varetager telefonopkald.
Et telefonsystem kan derudover også bruges til at styre hvornår specifikke medarbejdere kan modtage opkald, således at telefonen ikke ringer forgæves hvis personen ikke er ved sit bord. Et telefonsystem kan derfor være med til at optimere mange forskellige processer, hvilket kan være værdifuldt for virksomheden.
Flådestyring
En del af virksomhedens it-infrastruktur er også den software, som virksomheden bruger til at monitorere diverse køretøjer og maskiner. Et flådestyringssystem kan ikke umiddelbart kobles til et ERP og CRM system, men mulighederne kommer helt sikkert i fremtiden. Et flådestyringssystem benytter dog sit eget system, hvori specifikke data omkring virksomhedens køretøjer og maskiner kan hentes.
Et flådestyringssystem kan bruges til meget mere end blot at se, hvor i landet diverse køretøjer og maskiner befinder sig. Systemet kan eksempelvis vise køretøjernes kilometertal eller maskinernes timetal. Disse data kan bruges i forbindelse med service, registrering af reel arbejdstid eller transport til og fra kunder, eller til at effektivisere og optimere transportruter, transporttid og distribution af maskiner. Et flådestyringssystem kan dermed bruges på flere niveauer i virksomheden og kan facilitere flere funktioner.
Adgangskontrol, tidsregistrering og vagtplanlægning.
Dette afsnit henvender sig mest til mellemstore og større virksomheder, da små virksomheder sjældent har brug for et specifikt system til adgangskontrol, tidsregistrering og vagtplanlægning. Disse forskellige systemer kan alle samarbejde på flere forskellige niveauer, hvilket er med til at gøre processerne nemmere for virksomheden.
Adgangskontrol
Adgangskontrol er noget man bruger i flere forskellige sammenhænge, hvis man har et kontor i et kontorhotel, er man bruger af et adgangskontrolsystem. Et sådan system kan altså give forskellige personer specifikke rettigheder til at åbne døre og få adgang til specifikke områder. Store virksomheder bruger dette i stor stil på tværs af afdelinger og titler.
For nogle virksomheder er adgangskontrol mere relevant end for andre. De virksomheder hvor det er mere relevant, er virksomheder hvor der skal være et øget sikkerhedsniveau. Det kan være, at nogle afdelinger kræver specifik autoritet, grundet fortrolige informationer i forhold til omverden.
Adgangskontrol kan dog også bruges i forhold til tidsregistrering, således at når ansatte forlader bygningen, registreres dette automatisk. Derudover kan systemet også registrere, hvis en person ikke skal arbejde på det pågældende tidspunkt, og dermed udelukke den ansatte, hvilket kan sikre mod tyveri og indbrud, hvis et adgangskort er forsvundet.
Tidsregistrering
Mange virksomheder benytter tidsregistrering på et større eller mindre plan. Hvis man har en stor virksomhed, kan det være en god ide at have et system, som registrerer, når de ansatte møder ind og går igen. Dette gør, at lønrapportering, sygdom osv. er nemmere at holde styr på.
Tidsregistrering kan som tidligere beskrevet arbejde sammen med adgangskontrolsystemet og kan også være med til at optimere processer. Derudover sikrer det, at medarbejderne kun får løn for de timer, som de har arbejdet, hvilket betyder, at virksomheden bliver mere effektiv og mere lønsom.
Vagtplanlægning
Vagtplanlægning er også noget, som alle virksomheder bruger. Vagtplanlægning som program er et system, som holder styr på alle medarbejderne i virksomheden, hvilket gør det nemt at planlægge vagtplaner mm. Dette betyder, at ændringer hurtigt kan laves og at man hurtigt kan få et overblik over hvem, der skal arbejde, hvor og hvornår. Dette kan være effektivt ved sygdom eller fravær, hvor man nemt kan tilkalde eller flytte rundt på ansatte, således at alle afdelinger er besat.
Vagtplanlægningen kan desuden arbejde sammen med tidsregistreringssystemet, hvilket betyder, at man kan lave vagtplaner ud fra de ansattes tidligere arbejdstid, fravær eller overarbejde.
Det er naturligvis altid vigtigt at sørge for, at jeres systemer ikke bliver angrebet fra eksterne faktorer. Læs mere om dette her.
Lad Ekspertvalg.dk hjælpe med at hente tilbud på de bedste it-systemer og softwareløsninger til din virksomhed. Vi samler tilbud fra flere leverandører, som ved de er i konkurrence om jeres ordre og derfor skal leverer en konkurrencedygtig pris. Har du brug for finansiering til din næste investering, kan vi også hente tilbud på erhvervslån.
