Vagtplanlægning

Hvad er vagtplanlægning?

Vagtplanlægning er en måde, hvorpå en virksomhed kan planlægge medarbejderes vagter og derigennem sikre sig, at der altid er tilstrækkeligt med ansatte på vagt. Alle brancher kan drage fordel af vagtplanlægning, men der er nogle brancher, hvor vagtplanlægning er direkte nødvendigt. Det er især i detailbutikker og produktionsvirksomheder, at vagtplanlægning er vigtigt, da medarbejderne ofte kommer ind på skift og løbende bytter vagter. En effektiv vagtplanlægning tager højde for flere faktorer og afbalancerer dermed de ansattes behov, opgaver og i nogle tilfælde koncentrationen af kunder.

Fordele ved vagtplanlægning

Der er mange fordele forbundet med brugen af professionel vagtplanlægning. Af fordele kan blandt andet nævnes:

• Vagtplan-skabeloner kan spare dig for tid, som du i stedet kan bruge på virksomhedens kernekompetencer.
• Overblik over medarbejdernes tilgængelighed.
• Øjeblikkelig dækning af vagter.
• Fælles vagtbyttehåndtering, så medarbejdere kan bytte vagter internt.
• Kontrol af timer og omkostninger.
• Mulighed for at kombinere vagtplanlægnings programmet med et lønsystem.
• Minimerer den tid du bruger på administration af vagtplanlægning.

Hvilke virksomheder kan drage nytte af vagtplanlægning?

Brugen af vagtplanlægning afhænger i høj grad af virksomhedens størrelse og type. I mindre virksomheder bliver vagtplanlægningen normalt foretaget af ledelsen, mens der i nogle af de større organisationer kan være ansat medarbejdere, til at klare lige netop denne opgave.

Dette er tilfældet, da vagtplanlægning i større virksomheder hurtigt bliver uoverskueligt, hvorfor det ofte stiller højere krav til det system, der anvendes til vagtplanlægning. Hvis der i stedet er tale om en mindre virksomhed, kan det i nogle tilfælde være tilstrækkeligt, at man har et excel-ark, hvori vagtplanlægningen foregår. Det er dog de færreste virksomheder, hvor denne form for vagtplanlægning er optimal, da det hurtigt bliver meget uoverskueligt.

Behovet for vagtplanlægning kan desuden variere meget i forhold til den branche, som virksomheden befinder sig i. I nogle brancher er det nemlig særlig vigtigt, at man har et godt overblik over vagtplanlægningen, da det ellers kan betyde, at man ikke har besat de nødvendige vagter. Detailbranchen er et godt eksempel på dette, da dårlig vagtplanlægning kan betyde, at der ikke er tilstrækkeligt med medarbejdere til at betjene kunderne. Denne branche kræver endvidere ofte et mere avanceret vagtplanlægningsprogram, da medarbejderne i nogle tilfælde arbejder på deltid og bytter vagter indbyrdes.

Vagtplanlægning med et professionelt vagtplanlægningsprogram kan gøre det muligt for medarbejderne at udbyde og tage vagter, hvilket letter administrationen hos lederen eller personen der til dagligt varetager opgaven.

En anden branche der kan drage nytte af vagtplanlægning, er inden for hjemmeplejen, da ledelsen hurtigt kan danne sig et overblik over antallet af ældre der skal besøges i løbet af dagen, og dermed hvor mange hjemmeplejere der skal bruges den pågældende dag. Med et professionelt vagtplanlægningsprogram, vil du automatisk blive informeret, hvis der mangler bemanding.

Vagtplanlægning giver øget medarbejdertilfredshed

En vagtplanlægning, der tager udgangspunkt i medarbejdernes ønsker – hvor mange timer om ugen de vil arbejde, hvilken slags vagter de vil have mv., kan i mange tilfælde medføre øget medarbejdertilfredshed. Det kan være relativt besværligt at holde overblikket over folks ønsker, hvorfor brugen af et professionelt vagtplanlægningsprogram kan gøre processen en hel del nemmere.

Mange virksomheder vil opdage, at man ved hjælp af et professionelt vagtplanlægningsprogram kan gøre vagtplanlægningen fleksibel, hvilket går hånd i hånd med medarbejdertrivslen. Medarbejdertrivsel er et mål i langt de fleste virksomheder, da man i langt de fleste tilfælde ser et fald i sygefraværet og medarbejderomsætningen, hvilket smitter direkte af på virksomhedens bundlinje.

I denne forbindelse er det dog vigtigt at nævne, at vagtplanlægning ikke nødvendigvis løser alle problemer, men blot gør processen lettere. Medarbejderne skal stadig være villige til at hjælpe hinanden og dermed bytte vagter, når det bliver meldt ud via det fælles vagtplanlægningsprogram. Ofte ser man dog, at medarbejderne selv bliver mere fleksible, hvis arbejdspladsen er fleksibel.

Vagtplanlægning på smartphone

Smartphone apps findes i langt de fleste tilfælde til både iPhone og Android-telefoner, og kan downloades direkte fra henholdsvis App Store og Google Play.

Prisen for vagtplanlægning

Prisen for vagtplanlægning kan variere en hel del, og afhænger af en lang række faktorer. Den mest afgørende faktor for prisen på vagtplanlægning er, hvor avanceret man ønsker systemet til vagtplanlægning skal være. Vagtplanlægning kan være alt fra en simpel template til et regneark, hvori man registrerer medarbejdernes arbejdstider, til et større og mere avanceret system, hvor medarbejderne kan sætte vagter i udbud og overtage vagter for deres kolleger.

Ved en enkelt søgning på “vagtplanlægning” på Google, får man hurtigt vist et hav af forskellige virksomheder der tilbyder vagtplanlægning. Det kan dog være en ren jungle at finde ud af, hvilket produkt der passer til lige netop jeres virksomheds behov. Hvis I mener, at I kan drage nytte af vagtplanlægning, kan I udfylde kontaktformularen her på siden, hvorefter I vil modtage op til fire tilbud fra virksomheder der tilbyder vagtplanlægning, der passer til jeres behov og ønsker.