Derfor skal du bruge et telefonsystem

I en tid hvor man ofte tænker på sociale medier i forbindelse med ordet ’kommunikation’, er det stadig vigtigt at huske telefonen. Til trods for at den er over 150 år gammel, er telefonen og et telefonsystem stadig en af de vigtigste metoder, som en virksomhed kan benytte sig af, når det gælder om at kommunikere direkte med kunder og klienter.

Uanset størrelsen af din virksomhed vil der højst sandsynligt komme perioder eller situationer, hvor du modtager flere opkald end der er ledige telefoner.

Her kommer telefonsystemet ind i billedet. Kunden får sit førstehåndsindtryk af virksomhedens kommunikation her. Derfor ønsker du selvfølgelig at at gøre oplevelsen så god som muligt - lige meget hvilken forespørgsel eller hvilket problem opkaldet omhandler.

Et telefonsystem er simpelt forklaret et stykke hardware enten internt eller eksternt, som modtager, behandler og sorterer opkald før din telefon ringer på skrivebordet eller i lommen. Denne behandling af opkaldene giver en række funktioner, som skaber værdi på tværs af virksomheden.

Du kender højst sandsynligt allerede til mange forskellige telefonsystemer, for eksempel når du ringer til skat eller måske bare til din lokale frisør. Kompleksiteten og funktionerne er vidt forskellige i disse to eksempler, men fælles for begge situationer er, at de giver værdi til kunden der ringer ved at give relevante muligheder og informationer.

Mange udbydere tilbyder pakker eller skræddersyede løsninger til netop de behov man måtte stå med, men de mest velkendte er velkomstbeskeder, åbningstider, telefonkø med estimeret ventetid, ventemusik og så videre. Uden et effektivt telefonanlæg vil kunden bare blive mødt af en ganske normal telefonsvarer eller opleve at der er optaget og opkaldet er derved mistet.

Ovenstående er simple eksempler på, hvordan at et telefonsystem giver kunden i den anden ende af røret klar besked om kø og åbningstider. Derudover findes der muligheder for at kunden kan bede om at blive ringet op, indtaste telefon-, cpr-, forsikrings- eller ordrenummer, VIP-kunde dirigering med mere. Alle disse muligheder skaber potentielt værdi for kunden og er derved essentielle for at drive en sund forretning.

Du tænker måske nu, at det lyder indviklet og vil gøre et simpelt telefonopkald til et større projekt. I virkeligheden er den største værdi ved et telefonsystem det, som systemet er med til at gøre internt i virksomheden. Intern viderestilling, indstilling per enkelte medarbejder om de er tilgængelige og tjek af medarbejdernes kalendre er nogle af de praktiske ting et telefonsystem er i stand til.

I større virksomheder er telefonsystemer ligeledes yderst afgørende for at det hele fungerer internt, da man kan benytte sig af flere forskellige metoder til at afvikle telefonkøer så effektivt som muligt.

Derudover er muligheden for simpel og smertefri viderestilling til hjemmearbejdspladser eller mobiltelefoner samt integrationen med en kalender med til at øge fleksibiliteten. Et nyt tilbud på et telefonsystem er derfor i højeste grad værd at overveje.