Hvordan kan virksomheder drage nytte af et eventbureau?

Info om eventbureauer

Står jeres virksomhed og skal afholde en eller anden form for event, og har I hverken ressourcerne eller lysten til at arrangere dette arrangement internt i virksomheden? Så kan I med fordel overveje, at benytte jer af et eventbureau til eventplanlægningen. Eventbureauer er specialister i koordinering, service og logistik, så det hele bare fungerer som det skal.

De fleste eventbureauer vil være i stand til at kunne arrangere:

• Festlige gallafester, der giver anledning til PR og presse
• Firmafester, også med teambuilding for øje
• Jubilæer
• Kulturevents
• Koncerter
• Rollespil
• Temafester
• Kreative produktevents

Eventbureauer er desuden i stand til at køre hele eventet, fra invitationer, over catering og efterfølgende rengøring. Ansætter man et eventbureau, er det derfor næsten ligesom at sætte hele eventplanlægningen og udførelsen på autopilot.

Virksomheder glemmer ofte, hvor meget tid ansatte bruger på deres events og projekter. En virksomhed bør gøre det den er bedst til, hvilket betyder, at virksomheden bør bruge tiden på deres kernekompetencer og ikke på at arrangere events. Et større event kan lægge beslag på en eller flere medarbejdere, og disse ressourcer kan spares ved at benytte et eventbureau.

Hvorfor vælge et eventfirma?

Når du vælger at kontakte et eventfirma, for at få det til at stå for planlægning og afholdelse af dit event, kan eventfirmaet være dig behjælpelig med alt lige fra rådgivning, til en komplet løsning af dit event. Hvis din eventplanlægning skal håndteres internt, kan du få ideer og nye input til dit event hos eventfirmaet.

De fleste mennesker oplever dog, at det kan være svært at bevare overblikket og samle alle trådene i forbindelse med eventplanlægningen, når der typisk også er andre arbejdsopgaver, der skal løses. Flere og flere virksomheder og privatpersoner kontakter derfor et professionelt eventfirma.

Når du vælger, at et eventfirma skal stå for planlægning og afholdelse af dit event, vil du kunne forvente:

• Professionel rådgivning
• Professionel afvikling af dit event, herunder også sikker tidsstyring
• Kendskab til nyeste trends hvad angår gastronomi, populær underholdning og attraktive lokationer
• Bred kontaktflade til catering, lokaler, underholdning
• Ideer og input til kreativ udsmykning, eventdesign og festlige indslag

Hvad kan et eventfirma hjælpe dig med?

Hvor meget du vælger at outsource af din eventplanlægning til et eventfirma, afgør du selv alt afhængigt af dine behov. Det eneste eventfirmaet har behov for at vide, før det kan begynde at planlægge dit event er, hvor mange mennesker du forventer kommer til eventet, hvad er dit budget, hvornår og hvor det skal afholdes. Resten tager eventfirmaet sig af, hvis du ønsker det. Du kan også selv komme med ideer til lokation, design og udsmykning, hvorefter eventfirmaet kan komme med et kvalificeret svar på, om det kan lade sig gøre eller ej.

Et eventfirma kan bl.a. hjælpe dig med:

• Seriøs tilrettelæggelse af ethvert event – omfanget bestemmer du selv
• Rådgivning
• Ideer og input til event
• Eventdesign og – udsmykning
• En komplet koordination og gennemførsel af alle eventets faser, herunder udsendelse af invitationer, booking af catering og servicepersonale, samt oprydning.

Et eventfirma vil således skræddersy en eventløsning, som vil imødegå dine krav og kriterier til et perfekt event. På den måde kan du glad og afslappet koncentrere dig om kun at tage imod dine gæster og fokusere på det sociale samvær.

Er eventbureauer noget for jer?

Et eventbureau kan både skabe virkelig store events, hvor der skal deltage flere tusinde gæster, men kan også skabe små personlige events med få deltagere. Så det er ligegyldigt, om du står overfor at skulle arrangere en firmafest for et større selskab, eller om du skal have arrangeret teambuilding for en enkelt afdeling.

Et samarbejde med et professionelt eventbureau vil starte med, at eventbureauet laver en skarp analyse, der skal kortlægge jeres virksomheds situation og muligheder. I kan derfor være sikre på, at når I bruger et professionelt eventbureau, så vil I få det meste ud af de ressourcer I har til rådighed. Så uanset om man er en lille eller stor virksomhed, så vil et professionelt eventbureau altid kunne arrangere præcis det event, som I har behov for.

For at arrangere præcis det event I ønsker, vil et eventbureau arbejde med f.eks. visual merchandising, professionel bar/restauration-kontakt, service/personale-håndtering/træning – alt hvad der skal til, for at arrangere og udføre 100 procent gennemførte events!

Hvad skal I bruge et eventbureau til?

Vil I skabe et uforglemmeligt event, kan et eventbureau hjælper jer. Et eventbureau kan varetage alt fra udvikling af strategi og den kreative proces, til produktion, logistik, afvikling og evaluering. Et eventbureau kan desuden både levere totalløsninger, hvor eventbureauet varetager hele processen, eller eventbureauet kan fungere som jeres kreative samarbejdspartner i dele af opgaveløsningen.

Vil man have hjælp til at arrangere en ekstraordinær firmafest, vil et professionelt eventbureau helt sikkert kunne levere netop dette. Eventbureauer skaber desuden også udsmykning, ofte helt fra bunden, alt efter sæson, eventtema og omgivelser – således at hvert event er unikt og ulig noget, dine gæster tidligere har oplevet. Det er dog ikke kun fester som et eventbureau excellerer i. Et eventbureau vil også kunne arrangere og sikre veludførte konferencer, produktlanceringer, teambuilding etc.

Et eventbureau vil kunne levere enestående oplevelser, ved at fænge og bevæge deltagerne. Men kreativiteten og fantasien som et eventbureau bringer til en opgave er ikke det eneste, som et godt eventbureau skal være i stand til at kunne. Et godt eventbureau skal også være i stand til at levere det strategiske, logistiske arbejde med formulering af målsætning, effektfuld og strategisk planlægning samt organisering.

Processen med et eventbureau

En typisk proces når man benytter et eventbureau, vil se således ud:

• Research– Eventbureauet sætter sig ind i præcis hvad jeres virksomhed ønsker, og hvad målsætningen med eventet er.
• Event-idé og -design– Når man ved hvad målet med eventet er, kan man begynde at forme hvordan eventet skal tage sig ud.
• Koordinering og planlægning– Eventbureauet udarbejder en plan for hvordan eventet skal forløbe.
• Eksekvering– Eksekveringen af eventet er selvfølgelig højdepunktet i processen.
• Afrunding og evaluering– Eventbureauet bør være i stand til, at kunne lave en grundig evaluering af eventet.

Teambuilding med et eventbureau

Har man behov for en omgang teambuilding i virksomheden, vil et eventbureau være i stand til at kunne arrangere mange sjove former for dette, hvor formålet er at optimere virksomhedens bløde værdier for de ansatte. Med teambuilding kan man styrke og pleje relationer, tillid, kommunikation og andre aspekter, som styrker det interne samarbejde i virksomheden.

Med teambuilding kan I forbedre samarbejdet med fokus på det der virker. På tværs af fagområder og kompetencer stiger arbejdsglæden og tilliden – hvilket er noget som viser sig på bundlinjen. Ved at benytte et eventbureau til at styrke de interne relationer i virksomheden, vil virksomheden kunne opnå synlige resultater.

Hvad er prisen for brug af et eventbureau?

Prisen på et eventbureau vil variere alt efter hvor stort et event man skal afholde. Ved at bruge et eventbureau, sparer man de interne ressourcer virksomheden skulle have brugt, hvis den selv skulle stå for planlægningen og udførelsen af virksomhedens event.

Hvad enten jeres virksomhed skal arrangere den årlige sommerfest, julefrokost, konference eller bare skal bruge en omgang teambuilding for at ryste jeres medarbejdere bedre sammen, så vil et eventbureau være en effektiv løsning.

Står jeres virksomhed overfor at skulle arrangere et event, og har I brug for et eventbureau, så kan I udfylde kontaktformularen her på siden. Vi vil herefter hjælpe jer med at finde præcis det eventbureau, som kan levere det event, der passer bedst til jeres behov.

Eventplanlægning til firmafester

De to klassiske firmafester i løbet af et kalenderår er julefrokosten og sommerfesten. Dertil kommer jubilæumsfester, gallafester, produktevents, årsmøder, teambuildingkurser, m.m. Hvordan disse arrangementer afholdes varierer ift. firmaets størrelse og ambitionsniveau. Fælles for samtlige former for events er dog, at eventplanlægning er med til at få programmets forskellige punkter til at flyde sammen og få eventet til at gå op i en højere enhed.

For mange firmaer er især julefrokosten et prestigeprojekt, hvor der både skal præsenteres en gourmetmiddag og et sprudlende underholdningsprogram, som både kan imponere ansatte og eksterne samarbejdspartnere. En stor julefrokost benyttes af mange større virksomheder som en mulighed for at profilere virksomhedens strålende ansigt udadtil, og her er et imponerende program samt en professionel og struktureret afvikling vigtige. Planlægningen af et stort firmaevent er mere omfattende end mange tror. Eventbureauer koncentrerer sig om det de er bedst til, og det samme gør virksomheder, når de hyrer professionelle eventplanlæggere.

Skal I bruge eventplanlægning?

Du kan bruge eventplanlægning til en bred vifte af arrangementer, lige meget om du afholder et lille eller et meget stort arrangement, hvor flere hundrede eller tusinde gæster deltager. Eventplanlægning kan f.eks. bruges, når du skal holde fest for hele firmaet og når du blot sender en enkelt afdeling på teambuilding.

Eventplanlægning anvendes derudover ved offentlig lancering af nye produkter, messer, konferencer, etc. Typisk indledes samarbejdet omkring eventplanlægningen med en analyse af kundens ønsker, ideer og behov mht. det kommende arrangement. Herefter udarbejdes konceptet for eventet. På den måde sikres der, at dine ressourcer anvendes på den mest hensigtsfulde måde. 

Professionelle eventplanlæggere vil til enhver tid kunne tilrettelægge præcis den slags arrangement I ønsker. Eventbureauer har de fornødne samarbejdspartnere inden for de brancher der er involveret i dit arrangement, og vil således kunne levere “hele pakken”, ligemeget hvor omfattende det må være.