Sådan finder du det rigtige telefonanlæg til virksomheden

Guide til køb af telefonanlæg

For langt de fleste virksomheder er telefonsystemet den primære kommunikationsmetode både internt og eksternt. Derfor er det vigtigt, at du har et effektivt telefonanlæg, som kan håndtere alle virksomhedens behov inden for telefoner og telefoni.

Markedet såvel som behovet for telefonanlæg kan dog være svært at overskue, da der findes en lang række forskellige modeller og typer af telefonanlæg, hver med deres fordele, ulemper og specifikke funktioner.

Såfremt din virksomhed benytter sig af mobiltelefoni til medarbejdere, kan du i stedet kigge efter de bedste priser på mobilabonnementer.

Hvad er fordelene ved et telefonanlæg?

Ved at tilføje et telefonanlæg til virksomhedens telefonsystem, får du en lang række funktioner, som virksomheden ikke kan opnå ved blot at anskaffe sig en række individuelle telefonlinjer. Til de fleste telefonanlæg kan du tilslutte stationære telefoner såvel som mobiltelefoner, hvilket betyder, at alle virksomhedens telefoner kan samles under ét og samme telefonnetværk.

Ingen virksomheder er dog ens, hvilket betyder, at et telefonanlæg kan tilbyde mange forskellige funktioner, alt efter hvor avanceret virksomheden ønsker deres telefonanlæg skal være. Nogle af de typiske funktioner som et telefonanlæg kan have er:

• Fungerer som mødetelefon
• Nem viderestilling til mobiltelefoner eller andre lokale telefoner
• Opkobling af alle virksomhedens telefoner
• Telefonsvarer
• Velkomsthilsen
• Ventemusik.

Dette er dog blot nogle af de funktioner, som en virksomhed kan benytte et telefonanlæg til. Leverandøren af telefonanlægget vil i samråd med virksomheden være i stand til at rådgive den enkelte virksomhed om, hvilke funktioner netop deres telefonanlæg bør indeholde.

Hvad skal jeg overveje ved anskaffelsen af et telefonanlæg?

Har din virksomhed behov for at anskaffe sig et telefonanlæg, er der flere ting, du bør overveje. Behovet, for hvilke funktioner et telefonanlæg skal indeholde, afhænger i høj grad af virksomhedens størrelse. Små virksomheder med få ansatte som sidder i samme kontorlokale har naturligvis kun behov for et telefonanlæg med kapacitet til få lokalnumre.

Derimod har en stor multinational koncern på tværs af landegrænser og afdelinger behov for et avanceret telefonanlæg med alle tænkelige funktioner og med stor kapacitet.

Det er samtidig vigtigt at overveje, om telefonanlægget er en midlertidig anskaffelse, eller om det skal erhverves permanent. Det er muligt både at leje og købe et telefonanlæg.

Køb eller leje af telefonanlæg

Hvis I ikke er sikre på, hvilken type telefoncentral I gerne vil have i virksomheden, kan det være en god idé først at leje et telefonanlæg – Især hvis I ikke har et telefonanlæg i forvejen. 

Når I lejer et telefonanlæg, kan I finde ud af, hvilke netop jeres virksomhed stiller til et telefonanlæg – uden at have investeret i et dyrt anlæg, som måske alligevel ikke var den rette løsning. Det er surt at bruge mange penge på et stort og omfattende telefonanlæg, hvis du senere finder ud af, at du kunne have nøjedes med et lille telefonanlæg med et minimum af funktioner.

Typisk vil tillægsydelserne ved siden af blot telefonanlæget være afgørende for, hvor lukrativt det er henholdsvis at leje eller købe. Virksomheden kan have forventninger til en telefoncentral eller en unik håndtering af udefrakommende kald i kundeservice.

På den anden side vil det også være surt at købe et for simpelt og småt telefonanlæg, hvis det viser sig, at du har behov for et telefonanlæg med større kapacitet og tilknyttet telefonomstillingsanlæg. Her er det ligeledes en klar fordel først at leje et telefonanlæg og kortlægge sine behov for derefter at have nok viden at basere et endeligt køb af telefonanlæg på.

Du kan selvfølgelig også vælge fortsat at leje et telefonanlæg og så bare opgradere eller nedgradere modellen og typen af telefonanlæg. På denne måde får du også ofte vedligeholdelse og support med i betalingen, så du har mulighed for at få hjælp og assistance til dit telefonanlæg, hvis der sker noget med det.

Muligheder for telefonanlæg for små virksomheder

I virksomheder med få ansatte og kun en enkelt lokation kan behovet for et telefonanlæg nemt virke overflødigt for udefrakommende. Men et telefonanlæg er for mange små virksomheder essentielt for den daglige drift.

I små virksomheder er det således vigtigt, at du kan have et fleksibelt telefonnetværk, der både giver det bedste helhedsindtryk for kunder og som samtidig muliggør at medarbejderne nemt kan kommunikere med hinanden både internt i virksomheden og fra forskellige lokationer.

Det optimale telefonanlæg for små virksomheder er som regel et IP-telefonanlæg, så medarbejderne nemt kan hente og dele data over det samme netværk. Alle virksomheder, inklusiv små virksomheder, kan hos langt de fleste forhandlere få deres telefonanlæg skræddersyet, så det opfylder virksomhedens helt specifikke behov.

Hvad er IP-telefoni, og hvad betyder det for mit valg af telefonanlæg?

Et IP-telefonanlæg sender, i modsætning til traditionelle telefonanlæg, alle opkald via et datanetværk (internettet), men det er samtidig muligt også at tilslutte almindelige, analoge telefoner til et IP-telefonanlæg. En fordel ved et internetbaseret telefonanlæg er, at du langt nemmere kan tilslutte både eksisterende og nye telefonforbindelser. Med IP-telefoni kan du samtidig nemt omstille telefonen på kontoret til mobiltelefonen i tilfælde af, at medarbejderne er til eksterne møder, eller hvis de har en hjemmearbejdsplads.

Brugerfladen på et IP-telefonanlæg er som regel meget brugervenligt, og den største fordel ved et IP-telefonanlæg er, at det med en internetforbindelse kan betjenes alle steder fra og ikke blot fra telefonanlæggets fysiske lokation.

En anden fordel er, at du kan oprette og tilslutte softphones til sit IP-telefonanlæg. Softphones er telefonforbindelser, som er tilsluttet computeren og et headset, således at computeren reelt set fungerer som telefon. Et IP-telefonanlæg med softphones er især en fordel for callcentre og kundeserviceafdelinger, hvor det meste af arbejdstiden foregår over telefonen og computeren. Ved hjælp af denne type telefonanlæg sparer du den eksterne telefon væk, og du kan i stedet fokusere på computeren som den eneste maskine. Dette gør, at medarbejderne kan fokusere på at snakke med kunderne, fremfor at skulle fumle med telefoner og computere, der ikke kan synkroniseres.

Telefonanlæg til kundeservice

Et centralt telefonanlæg i virksomheden kan gøre oplevelsen for kunder, der ringer ind meget bedre, end det ville være uden et telefonanlæg. I stedet for bare at vente på at du kan komme igennem på telefonen, mødes man med et telefonanlæg af en præinstalleret stemme og/eller tastesystem.

Du kan endda vælge at have ventemusik kørende, mens kunden venter på at blive stillet igennem virksomhedens telefonanlæg. I denne forbindelse er det naturligvis afgørende, hvorvidt virksomhedens telemarketing er outsourcet og håndteres af en ekstern partner eller ej.

Med en optaget stemme i telefonanlægget kan kunden også hurtigt blive guidet til den rigtige afdeling og den rigtige medarbejder, så kunden får ordnet sit problem så hurtigt som muligt. Med denne type telefonanlæg undgår kunden at blive stillet om og ringe forkert, som du kunne risikere med gammeldags virksomhedstelefoni. Med et automatisk omstillingsanlæg vil processen blive endnu nemmere både for virksomhed såvel som kunde.

Lad jeres telefonanlæg repræsentere jer

Det er desværre de færreste virksomheder, der tænker over at et telefonanlæg ofte er det første møde, kunden gør med virksomheden. Her er det vigtigt, at telefonanlægget præsenterer virksomhedden godt overfor kunden, og at kunden bliver guidet godt igennem jeres telefonanlæg. Her nytter det ikke noget at have en skrattende telefonlinje, eller personer der taler uklart eller lavt.

Udover at kunderne gennem jeres telefonanlæg skal kunne få hjælp ved, at I besvarer deres opkald, er det også vigtigt med en tryghedsskabende velkomsthilsen. Her lader telefonanlægget kunden vide, hvem de har ringet til, hvilken afdeling de skal snakke med og hvornår de kan forvente at komme igennem.

Derudover kan ens telefonanlæg uden for åbningstid gøre kunderne opmærksom på, hvornår kundeserviceafdelingen igen er åben. Det er i det hele taget rarere at blive mødt af en informerende stemme end af en optaget-tone.

Hvor kan du få et telefonanlæg?

Der findes temmelig mange forskellige udbydere af telefonanlæg, og mange gør sig både i store og avancerede telefonanlæg, men også de mindre og mere simple telefonanlæg. Derudover findes der naturligvis også telefonanlægsudbydere, der specialiserer sig i forskellige typer af telefonanlæg, og hvor du kan få et meget specialiseret telefonanlæg. Hvis du snakker direkte med en forhandler, er der stor chance for, at du kan få et skræddersyet telefonanlæg, der er tilpasset netop din virksomhed.

Hvor meget skal virksomheden investere i et telefonanlæg?

Den mængde tid og ressourcer virksomheden investerer i et telefonanlæg, skal selvfølgelig matche de behov virksomheden har til et telefonanlæg. Der er ingen grund til at gå ud og købe et stort og omfattende telefonanlæg, hvis I kun er en lille virksomhed, og hvor I ikke ved, hvad fremtiden bringer for jeres virksomhed.

Hvis I derimod er en stor virksomhed, der gerne vil have en masse funktioner, samt fremtidssikret og fleksibel software, vil det nok være en fordel at investere mere i et lækkert telefonanlæg. Hvor mange penge og tid I bruger på et nyt telefonanlæg, afhænger altså fuldstændig af jeres virksomheds størrelse og jeres virksomheds behov til et telefonanlæg. Der kan også være specifikke krav til en konferencetelefon i organisationen, eller trådløse telefoner hvis en del af medarbejderne ikke kun sidder på kontoret.

Telefoni og internet er blandt andet noget af det, virksomheder kan trække fra i skat. For vejledning og præcise bestemmelser henvises du til SKATs egen hjemmeside.

Telefonanlæg priser

Prisen på et telefonanlæg varierer en hel del og afhænger af en lang række faktorer. Den mest afgørende faktor for prisen på telefonanlægget er, hvorvidt det er et fysisk eller internetbaseret telefonanlæg. Samtidig afhænger prisen på telefonanlægget af, hvor avanceret et telefonanlæg du ønsker. Har jeres virksomhed brug for hjælp til finansieringen af et telefonanlæg, kan et lån til privat eller et erhvervslån være jeres løsning.

Er det et telefonanlæg, som er tilpasset små virksomheder, evt. med få funktioner, er prisen markant lavere, end et avanceret telefonanlæg med tilpasning til en stor koncern. Derudover er der selvfølgelig også stor forskel i prisen på telefonanlæg, alt efter om I vælger at leje eller købe det. Hvis I lejer et telefonanlæg, skal I ikke betale så meget ad gangen, til gengæld skal I betale flere gange, end hvis I købte telefonanlægget. Derudover vil det kræve en større engangssum at købe et telefonanlæg, hvilket er en udgift, som ikke alle virksomheder umiddelbart kan bære på én gang.

Der findes forskellige leverandører af telefonanlæg, og prisen på telefonanlægget afhænger af, hvor avanceret det skal være. Har jeres virksomhed behov for et telefonanlæg, kan I udfylde kontaktformularen her på siden, og så hjælper vi jer med at få det telefonanlæg, der passer bedst til jeres behov. Du er også meget velkommen til at kontakte vores kompetente kundeservicemedarbejdere på telefon eller mail. Vi vil meget gerne hjælpe dig med at finde det rette telefonanlæg.